Travail à distance et réduction de la surface de bureau : quels sont les gains réels ?

L'expert

Le postulat de base : le partage de postes pour redistribuer la surface au profit des espaces collaboratifs
La faible utilisation des environnements de travail avant crise est à nuancer : ce sont principalement les postes de travail qui ne sont pas occupés alors que les salles de réunion sont souvent perçues comme étant sous-dimensionnées. Le déploiement du télétravail transforme nos manières de travailler : le temps alloué au travail individuel baisse en moyenne de 10%, voire 20% pour certains profils. L’objectif du partage de postes est donc de rééquilibrer l’allocation des surfaces individuelles au profit des surfaces collaboratives pour répondre au mieux aux usages.

Scénario 1 : Moins de deux jours pour tous
Dans ce scénario, le gain de surface n’est assuré que s’il est accompagné d’une transformation réelle des modes de travail transcrits dans des environnements de type Activity Based avec des taux de partage qui étaient, avant la crise, perçus comme assez ambitieux (entre 6 et 7 postes traditionnels pour 10 collaborateurs). Dans ces scénarios, le gain de surface n’est pas automatique pour trois raisons. Tout d’abord, demain, nous allons venir au bureau pour être mieux qu’à la maison : cela nécessite souvent de dédensifier les postes de travail. Ensuite, nous allons venir au bureau pour travailler de façon collaborative : cela induit de créer de nouveaux espaces. Enfin, le télétravail ne se réparti pas de façon homogène dans la semaine : cela impose d’anticiper des pics d’occupation.

Scénario 2 : Deux à trois jours pour tous
C’est le scénario tendanciel. En moyenne, les collaborateurs souhaitent entre deux et trois jours de travail à distance. Répondre à leurs attentes permet de réaliser des gains de l’ordre de 20 à 40% des surfaces « plateau ». Ces gains excluent les espaces communs des immeubles pouvant être incompressibles. Dans ces scénarios, la venue au bureau peut encore être relativement libre. De même, la notion de territoire d’équipe peut encore fonctionner avec plus de porosité. Des outils SmartWorkplace facilitent le fonctionnement quotidien et l’adhésion des collaborateurs.

Scénario 3 : Plus de trois jours pour tous
Ce scénario extrême permet de gagner 40% de la surface et plus. Il impose de revoir totalement les « bonnes raisons » de la venue au bureau : la norme est le télétravail et la venue est anticipée (pour participer à des réunions, des rites d’équipes, etc.). Les rapports de surface (ouvert / fermé ; de travail / de réunion) est inversé et pose un certain nombre de défis techniques aux immeubles. La dimension digitale est incontournable pour gérer ces nouveaux espaces.

Ces trois scénarios ont différents niveaux d’acceptabilité qui sont fonction de la maturité au télétravail, de la capacité à travailler à distance, de la culture d’entreprise et enfin de l’évaluation des gains et des risques pour l’organisation.

Date de parution : Février 2021