Reincorporar a los teletrabajadores a la oficina: ¿una ecuación imposible?

Por Nicolas Cochard, Director de I+D y Marc Bertier, Experto en Lugar de Trabajo, Kardham, publicado en Entreprendre.

A finales de septiembre, la Asociación Nacional de Directores de RR.HH. de Francia (ANDRH) informaba de que el 36% de los directores de RR.HH. había negociado recientemente o abriría en breve negociaciones sobre el teletrabajo*. Para las empresas, implantar la vuelta a la oficina parece pues un tema inextricable, habida cuenta de los numerosos mandatos. En primer lugar, tienen que promover el trabajo colaborativo en un contexto cada vez más individualizado, en el que las organizaciones tienen que tratar ahora con una multitud de perfiles de teletrabajadores, ya sean empleados o directivos. Por lo tanto, la hibridación del trabajo debe considerarse a la carta, dando prioridad a la experiencia del usuario, teniendo en cuenta que el comportamiento a lo largo del tiempo de esta población no homogénea de teletrabajadores también varía en función de una serie de factores personales: antigüedad en la empresa, configuración familiar, tipo de alojamiento, distancia del lugar de trabajo, etc.

Además, si el empleado híbrido trabaja de media la mitad de su tiempo fuera de la oficina**, esto también significa que es más móvil que antes cuando está en la oficina, lo que refleja una diversificación de los espacios de trabajo dentro de la propia empresa. Cuando los trabajadores acuden a la oficina, no lo hacen por los mismos motivos y, sobre todo, ahora adoptan varias posturas de trabajo a lo largo de una misma jornada. Así, si bien el espacio debe ser más colaborativo cuando están in situ, porque tienen una mayor necesidad de volver a conectar con sus distintos compañeros, al mismo tiempo asistimos a una ampliación de los tipos de espacios de trabajo en las empresas: ahora es posible trabajar solo en un espacio tranquilo como una biblioteca, en un campamento base de equipo o incluso en un espacio común como un workcafé, y los intercambios a distancia y las sesiones de grupo tienen lugar en espacios ad hoc. En general, el número de pequeños espacios cerrados ha aumentado más de un 50%***. Del mismo modo, las salas de reunión se redimensionan para responder mejor a las necesidades de los distintos despachos (menos salas grandes, más salas pequeñas). Cada vez son más frecuentes los espacios mixtos sociales/de trabajo, que en algunos casos ocupan hasta el 30% de la superficie****. Por último, en los proyectos más innovadores, los límites entre los tipos tradicionales de espacio están desapareciendo. Los espacios se vuelven polivalentes y siguen las necesidades de los empleados. Por ejemplo, una sala puede ser un lugar de concentración por la mañana y una zona de brainstorming por la tarde.

Las distintas necesidades asociadas al trabajo híbrido obligan a las empresas a idear soluciones concretas y con visión de futuro que se adapten a sus necesidades, y a transformar el lugar de trabajo de una simple zona de "almacenamiento" para los empleados en un lugar donde se potencie el flujo de experiencias. Lo que cuenta ahora no es tanto el número de empleados asignados a un lugar como la calidad del uso de los espacios ofrecidos. Para facilitar esta gestión, hacer más fluida la ocupación y mejorar la experiencia de los empleados, se utilizan herramientas digitales para declarar la presencia y reservar espacios. Es lo que se conoce como smart workplace. Las soluciones propuestas permiten planificar diferentes escenarios, garantizando al mismo tiempo un seguimiento dinámico del lugar. Nuestros estudios demuestran que una tasa media de asistencia del 70% durante los 5 días de la semana***** es un objetivo realista y una mejora significativa de la media actual. En estas condiciones, las herramientas digitales, y en particular los algoritmos predictivos de asistencia, garantizan una experiencia máxima.

La cuestión crucial para las organizaciones es, por tanto, cómo optimizar la ocupación de sus oficinas al tiempo que afrontan otro reto, el del atractivo, debido a la frecuencia irregular de las visitas a las oficinas. La concentración de la actividad con picos de presencia en determinados días, como los martes y los jueves, crea insatisfacción al tiempo que deja los locales vacíos el resto del tiempo, sobre todo los viernes, hasta el punto de que algunas empresas prefieren cerrar total o parcialmente sus locales. Además, el cierre los viernes se enfrenta a una serie de medidas cautelares. En primer lugar, medioambientales: los enfoques globales del coste del carbono de un edificio comercial muestran que, por término medio, el 70% del coste del carbono de un edificio está vinculado a su construcción (a lo largo de 50 años). El consumo de energía sólo representa el 30% del coste global del carbono de un edificio. Por tanto, cerrar los viernes sólo ahorra un 3% de emisiones de carbono******. En segundo lugar, los mandatos de la sociedad: cerrar las oficinas los viernes deja los barrios vacíos y pone en entredicho la contribución de la oficina a la vida local. Para reducir el aislamiento de la oficina con respecto a la ciudad, empiezan a surgir iniciativas aquí y allá: por ejemplo, organizaciones que deciden dar a sus empleados acceso a las zonas de estar de sus locales los fines de semana para eventos personales. O las que abren sus locales a la vida de barrio, convirtiéndolos en un karaoke los fines de semana o acogiendo reuniones generales de copropietarios.

Como vemos, la hibridación del trabajo se encuentra en la encrucijada de muchos intereses, a veces contradictorios. Para el empleado, que ve muchos beneficios: más libertad, más comodidad, más equilibrio. Los intereses del directivo, preocupado por el impacto en el equipo, al tiempo que identifica soluciones para que funcione mejor. Para las organizaciones, atrapadas entre el equilibrio que debe alcanzarse entre la política de teletrabajo y la racionalización de los entornos de trabajo. Y, de forma más general, para la sociedad en su conjunto, que se cuestiona el lugar del -¿desocupado? - en la ciudad.

*https://www.andrh.fr/presse/communique/enquete-andrh-panorama-rh-de-la-rentree
**Au bureau sans bureau. L’obsoco : Observatoire du télétravail. IDHEAL et Actions Logement. Mai 2023.
***Benchmark Kardham
****Benchmark Kardham
*****En relación con las capacidades de seguridad
******R&D Kardham, Kateryna Kuzmenko.