Avis de tempête sur les bureaux

L'expert

Déserté lors de la crise sanitaire, chahuté par la crise économique, le bureau est au centre de toutes les attentions. Les faits sont là. Aujourd’hui, 80 % des collaborateurs souhaitent continuer de télétravailler*. Le reconfinement a incité à nouveau les entreprises à privilégier massivement le télétravail. Au 1er semestre 2020, la surface des nouveaux baux est d’ailleurs de 60 % inférieure à celle de 2019**. À se demander si le bureau, qui représente le second poste de dépenses des entreprises, va passer aux oubliettes. La question en tous les cas mérite d’être posée. Doit-on renégocier son bail, réduire sa surface, transformer ses bureaux ou en sous-louer une partie ? Pour les entreprises dont les collaborateurs ne veulent/peuvent pas télétravailler, quelles sont les alternatives ?

Malheureux celui qui pourrait prédire aujourd’hui l’avenir du bureau. Pour autant, à y regarder de plus près, la crise sanitaire n’a fait qu’exacerber de grandes tendances qui existaient déjà. Avant crise, nombre d’études convergeaient vers une occupation des postes de travail à environ 50 % du temps (pour cause de réunions, formations, déplacements ou encore congés). Le « problème » du bureau à moitié vide était déjà une réalité.

La solution doit être plurielle et propre à chaque organisation selon sa nationalité, son secteur d’activité, sa géographie ou encore sa culture d’entreprise. Aujourd’hui, les règles de distanciation permettent a minima une exploitation à 80 % des postes de travail. À l’inverse, certaines entreprises ont basculé en 100 % télétravail. Gardons-nous d’appliquer de soi-disant réponses miracles, le tout open space, puis le tout flex office, puis le tout télétravail. La motivation du passage au distanciel ne peut être uniquement celle du porte-monnaie, au risque de conduire au résultat inverse avec des coûts induits majeurs (mal-être, turn-over, etc.). Comme en cuisine, tout est affaire de dosage, de culture, d’adaptation. Les ingrédients à disposition : réaménager ses espaces de travail pour plus d’espaces collaboratifs au détriment des postes de travail individuels (ratios 30/70 à 50/50 voire 70/30) ; réduire le cas échéant ses surfaces, voire en prendre des différentes ailleurs, à la place ou en complément. Là encore, tout cela nécessite un accompagnement éclairé pour ne pas succomber à la facilité ou à l’effet de mode préjudiciable.

Par ailleurs, pour ce qui est des bureaux à moitié vides, la question est de savoir s’ils le resteront longtemps. À la crise sanitaire a succédé une crise économique dont le gouvernement s’emploie à réduire les impacts. Les entreprises doivent certes gagner en agilité et adapter leur outil d’exploitation immobilier à de nouvelles contraintes. Mais concilier le temps long de l’immobilier avec le temps court de l’exploitation reste complexe. Un préalable indispensable est de construire un dialogue constructif avec son bailleur pour concilier flexibilité et pérennité.

La grande question finalement pour chaque organisation est de savoir ce qu’il se passe dans ses bureaux. Pourquoi vient-on au bureau ? Et pourquoi on ne souhaite plus y venir ? À titre d’exemple, les salariés franciliens ont mieux vécu le confinement et le télétravail que les salariés en régions*. Derrière cette tendance, on peut se demander si l’expérience du télétravail contraint n’a pas révélé des points de douleur trop peu exprimés en entreprise jusqu’ici, comme les temps de transports dans les zones urbaines. Le télétravail a mis à mal les dynamiques collectives et la culture d’entreprise. Donc oui, très certainement que les salariés iront moins souvent au bureau. Oui, la fréquentation des bureaux sera différente et influencera certainement les stratégies immobilières des entreprises. Oui, les bureaux à l’avenir seront très certainement moins grands. Mais ils seront aussi et sûrement mieux pensés et mieux placés. Ils renforceront la dimension collective et sociale en ne négligeant pas non plus les situations individuelles. Et n’oublions pas que le télétravail ne se résume pas qu’à la maison. Entre le bureau traditionnel et la maison, grâce à la technologie, l’éventail d’utilisation des tiers-lieux est large.

Nous passons l’essentiel de notre vie éveillée sur nos lieux de travail, c’est dire si le sujet est déterminant. Il s’agit d’un réel projet d’entreprise qui doit être basé sur la coconstruction et impliquer tous les niveaux de l’organisation (direction, middle management, équipes), et toutes les fonctions (finance, informatique, ressources humaines), pour que la transformation soit voulue et non subie… comme c’est trop souvent le cas !

* Enquête Kardham « L’impact de la crise sanitaire sur l’environnement de travail », 3 049 répondants, octobre 2020

** Les Échos : https://www.lesechos.fr/thema/mipim-2020/marche-des-bureaux-les-six-questions-a-se-poser-1242850

Date de parution : Novembre 2020